Kontrola najwyższym wyrazem zaufania.

Już po raz kolejny w tym roku spotykamy się z problemami naszych przedsiębiorców z organami prowadzącymi nadzór. Nie byłoby w tym nic dziwnego, gdyby nie to, że to przedsiębiorcy są w porządku, a błędy i niedociągnięcia coraz częściej zaczynają pojawiać się po stronie urzędów i urzędników kontrolujących działalność ośrodków szkolenia kierowców.

Z roku na rok niestety daje się zaobserwować postępujący brak przygotowania urzędników do kontroli, a także brak znajomości podstawowych przepisów w tym zakresie. Urzędy zdają się zapominać, że istnieją ścisłe przepisy prawa regulujące zasady przeprowadzania kontroli podmiotów prowadzących działalność gospodarczą i niejednokrotnie postępują według własnego widzimisię.

Niektóre organy nadzoru mylą też procedury postępowania. Dotyczy to szczególnie organów, które prowadzą kontrole zarówno przedsiębiorców, jak i jednostek samorządowych. Są to głównie służby kontrolne Wojewody. Zdarza się, że pomimo wysokiej specjalizacji, wiedzy, umiejętności i wnikliwości, ze względu na zastosowanie niewłaściwych procedur kontroli wszystkie starania tych organów idą do śmietnika.

Oczywiście z czysto biznesowego punktu widzenia, możemy powiedzieć, że to dobrze, niech się mylą, czy popełniają błędy, a my będziemy sobie w spokoju dalej prowadzić działalność. Niech sami doświadczą tego czego doświadczają podmioty przez nich kontrolowane. Ale to nie do końca prawda. Oczywiście w przypadku, jeżeli to my jesteśmy kontrolowani, popełniliśmy szereg drobnych błędów i ze względu na popełnione przez urzędników błędy uda nam się uniknąć większych nieprzyjemności to możemy się z tego cieszyć. Ale jeżeli w takich samych okolicznościach uniknie kary i działalność będzie mógł kontynuować ktoś kto po prostu wystawia „kwity” nie prowadząc szkoleń to już zaczyna się robić niebezpiecznie.

A tak właśnie powoli zaczyna to wyglądać. Coraz większa niekompetencja urzędników prowadzących kontrolę, zaczyna przeradzać się w coraz łatwiejsze budowanie patologii na rynku szkoleniowym. Oczywiście bardzo dobrze jest, jeżeli kontrolowani przedsiębiorcy lepiej znają przepisy dotyczące kontroli niż kontrolujący, ale to właśnie kontrolujący powinni być przykładem w stosowaniu prawa.

Wiem, że powiecie żeby urzędnikom nie podpowiadać, bo to nie jest w naszym interesie. Jasne. Ale warto pamiętać, że dobrze przeprowadzona kontrola, z zachowaniem wszelkich zasad prawnych, oraz przede wszystkim z zachowaniem zasad wynikających z przepisów Kodeksu Postępowania Administracyjnego :

1. Organy administracji publicznej prowadzą postępowanie w sposób budzący zaufanie jego uczestników do władzy publicznej, kierując się zasadami proporcjonalności, bezstronności i równego traktowania.
2. Jeżeli przedmiotem postępowania administracyjnego jest nałożenie na stronę obowiązku bądź ograniczenie lub odebranie stronie uprawnienia, a w sprawie pozostają wątpliwości co do treści normy prawnej, wątpliwości te są rozstrzygane na korzyść strony, chyba że sprzeciwiają się temu sporne interesy stron albo interesy osób trzecich, na które wynik postępowania ma bezpośredni wpływ.
3. Organy administracji publicznej są obowiązane do należytego i wyczerpującego informowania stron o okolicznościach faktycznych i prawnych, które mogą mieć wpływ na ustalenie ich praw i obowiązków będących przedmiotem postępowania administracyjnego. Organy czuwają nad tym, aby strony i inne osoby uczestniczące w postępowaniu nie poniosły szkody z powodu nieznajomości prawa, i w tym celu udzielają im niezbędnych wyjaśnień i wskazówek.

powinna przyczynić się do poprawy funkcjonowania kontrolowanych podmiotów nawet pomimo stwierdzenia naruszeń przepisów prawa. Mądry kontrolujący jest w stanie stwierdzić czy dane naruszenia to celowe działanie, czy błędy wynikające z normalnej pracy. Działanie kontrolujących zmierzające do pokazania właściwej drogi postępowania, do poprawienia błędów i wskazania odpowiedniego trybu postępowania na pewno wzbudzą zaufanie kontrolowanego podmiotu do organów kontrolujących. Ukierunkowanie kontroli tylko na wykazanie błędów z dążeniem do wydania zakazu prowadzenia działalności gospodarczej, bez waloru edukacyjnego jest bez sensu.

Wydaje się, że kontrolujący powinni przejść jakieś dodatkowe szkolenia, zanim pójdą na kontrolę, przynajmniej ze znajomości procedury.

Przypomnijmy sobie więc podstawowe akty prawne regulujące zasady kontroli:

• Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców (Dz.U. z 2024 r. poz. 236) art. 45 – 65
• Ustawa z dnia 5 stycznia 2011 r. o kierujących pojazdami (Dz.U. z 2024 r. poz. 1210) art. 43 – 48a
• Rozporządzenie Ministra Infrastruktury i Budownictwa z dnia 22 czerwca 2017 r. w sprawie kontroli ośrodków szkolenia kierowców (Dz.U. z 2017 r. poz. 1324)
• Ustawa z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz.U. z 2024 r. poz. 1539)  art. 39h i 39ha

Pokrótce, i tylko na podstawie przepisów ustawy – Prawo przedsiębiorców, najprostsza procedura kontroli to:

1. Zawiadomienie o kontroli – Kontrolę wszczyna się nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli. Jeżeli kontrola nie zostanie wszczęta w terminie 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, wszczęcie kontroli wymaga ponownego zawiadomienia. Od 7-dniowego terminu są oczywiście wyjątki wymienione w przepisach ustawy.
2. Czynności kontrolne mogą być wykonywane przez pracowników organu kontroli po okazaniu przedsiębiorcy albo osobie przez niego upoważnionej legitymacji służbowej upoważniającej do wykonywania takich czynności oraz po doręczeniu upoważnienia do przeprowadzenia kontroli.

• Dokument, który nie spełnia wymagań, o których mowa w ust. 7, nie stanowi podstawy do przeprowadzenia kontroli.

• Zmiana osób upoważnionych do przeprowadzenia kontroli, zakresu przedmiotowego kontroli oraz miejsca wykonywania czynności kontrolnych wymaga każdorazowo wydania odrębnego upoważnienia. Zmiany te nie mogą prowadzić do wydłużenia przewidywanego wcześniej terminu zakończenia kontroli.

• Zakres kontroli nie może wykraczać poza zakres wskazany w upoważnieniu.

• W przypadku nieobecności przedsiębiorcy lub osoby przez niego upoważnionej czynności kontrolne mogą być wszczęte po okazaniu legitymacji służbowej pracownikowi przedsiębiorcy lub osobie zatrudnionej u przedsiębiorcy w ramach innego stosunku prawnego lub w obecności przywołanego świadka, którym powinien być funkcjonariusz publiczny, niebędący jednak pracownikiem organu przeprowadzającego kontrolę.

3. Czynności kontrolne wykonuje się w obecności przedsiębiorcy lub osoby przez niego upoważnionej.
4. Kontrolę przeprowadza się w siedzibie przedsiębiorcy lub w miejscu wykonywania działalności gospodarczej oraz w godzinach pracy lub w czasie faktycznego wykonywania działalności gospodarczej przez przedsiębiorcę.

• Za zgodą lub na wniosek przedsiębiorcy kontrolę przeprowadza się w miejscu przechowywania dokumentacji, w tym ksiąg podatkowych, innym niż siedziba lub miejsce wykonywania działalności gospodarczej, jeżeli może to usprawnić prowadzenie kontroli.

• Za zgodą przedsiębiorcy kontrola lub poszczególne czynności kontrolne mogą być przeprowadzane również w siedzibie organu kontroli, jeżeli może to usprawnić prowadzenie kontroli.

• Za zgodą przedsiębiorcy kontrola lub poszczególne czynności kontrolne mogą być przeprowadzone w sposób zdalny za pośrednictwem operatora pocztowego lub za pomocą środków komunikacji elektronicznej, jeżeli może to usprawnić prowadzenie kontroli lub przemawia za tym charakter prowadzonej przez przedsiębiorcę działalności gospodarczej.

5. Czynności kontrolne wykonuje się w sposób sprawny i możliwie niezakłócający funkcjonowania przedsiębiorcy. W przypadku gdy przedsiębiorca wskaże na piśmie, że wykonywane czynności zakłócają w sposób istotny działalność gospodarczą przedsiębiorcy, konieczność podjęcia takich czynności uzasadnia się w protokole kontroli.
6. Ustalenia kontroli zamieszcza się w protokole kontroli.
7. Nie można równocześnie podejmować i prowadzić więcej niż jednej kontroli działalności przedsiębiorcy. Od tej zasady są wyjątki określone w ustawie.
8. Czas trwania wszystkich kontroli organu kontroli u przedsiębiorcy w jednym roku kalendarzowym nie może przekraczać w odniesieniu do:
   • mikroprzedsiębiorców – 12 dni roboczych;
   • małych przedsiębiorców – 18 dni roboczych;
   • średnich przedsiębiorców – 24 dni roboczych;
   • pozostałych przedsiębiorców – 48 dni roboczych.
9. Przedsiębiorca prowadzi i przechowuje w swojej siedzibie książkę kontroli oraz upoważnienia i protokoły kontroli. Książkę przedstawia się organowi kontroli.
10. Organ kontroli nie przeprowadza kontroli, w przypadku gdy ma ona dotyczyć przedmiotu kontroli objętego uprzednio zakończoną kontrolą przeprowadzoną przez ten sam organ.
11. Protokół kontroli powinien zostać sporządzony ostatniego dnia kontroli.
12. Po sporządzeniu protokół przekazywany jest podmiotowi kontrolowanemu w celu przeczytania i ewentualnego wniesienia korekt i zastrzeżeń, a następnie jego podpisania.
13. Na sam koniec powstają zalecenia pokontrolne, o których wykonaniu należy powiadomić organ kontrolujący.
14.  W przypadku dużych naruszeń prawa, zamiast zaleceń pokontrolnych może zostać rozpoczęte postępowanie w sprawie wydania decyzji o zakazie prowadzenia działalności gospodarczej.

Warto wiedzieć:

Art. 46 ustawy – Prawo przedsiębiorców

• Przedsiębiorcy, który poniósł szkodę na skutek wykonania czynności kontrolnych z naruszeniem przepisów prawa, przysługuje odszkodowanie.
• Dochodzenie roszczenia następuje na zasadach i w trybie określonych w odrębnych przepisach.
• Dowody przeprowadzone w toku kontroli przez organ kontroli z naruszeniem przepisów ustawy lub z naruszeniem innych przepisów prawa w zakresie kontroli działalności gospodarczej przedsiębiorcy, jeżeli miały istotny wpływ na wyniki kontroli, nie mogą stanowić dowodu w postępowaniu administracyjnym, podatkowym, karnym lub karnym skarbowym dotyczącym przedsiębiorcy.

Przystępując do kontroli organ kontrolujący, a w zasadzie pracownik tego organu, czyli osoba kontrolująca, powinna znać co najmniej ww. zasady i stosować się do nich. Jeżeli się do nich nie stosuje to tak jak w ostatnim pkt. Art. 46 wszelkie ustalenia i zebrane dowody idą do kosza i następnie nie mogą być już wykorzystane w żadnym postępowaniu. Zatem jeżeli zamierzamy łamać procedurę, lub co gorsza mamy zbyt mało wiedzy i doświadczenia, żeby jej przestrzegać, to lepiej w ogóle nie podchodźmy do kontroli. Szkoda na to pieniędzy podatników oraz czasu i nerwów kontrolowanych przedsiębiorców.