Nowy rok, nowe kontrole – czy aby nie za szybko?

2024-02-272024-02-27 Tomasz Piętka

Nowy rok minął, luty też już mija, drobnymi krokami przychodzi wiosna zatem nastał przyjemny czas na rozpoczęcie planowanych lub nieplanowanych kontroli w naszych ośrodkach szkolenia. Większość urzędów przygotowała już plany kontroli, część przedsiębiorców otrzymała już nawet zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli, a niektórzy zostali zaskoczeni niespodziewaną wizytą kontrolerów (bez zawiadomienia).
I wszystko byłoby w porządku jeżeli zachowane zostałyby podstawowe wymagania wynikające z przepisów dotyczących kontroli.
Zatem przypomnijmy sobie jak to powinno wyglądać.

Zawiadomienie
Podstawowym wymaganiem wynikającym z przepisów ustawy – Prawo przedsiębiorców jest zawiadomienie przedsiębiorcy o zamiarze wszczęcia postępowania kontrolnego. Takie zawiadomienie obowiązkowo musi dotrzeć do kontrolowanego przedsiębiorcy na 7 dni przed planowanym wszczęciem postępowania kontrolnego. Dopiero po nie mniej niż 7 dniach i nie więcej niż po 30 dniach taka kontrola ma prawo przyjść do kontrolowanego podmiotu.

Trzeba pamiętać, że zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli musi zawierać:

oznaczenie organu;
datę i miejsce wystawienia;
oznaczenie przedsiębiorcy;
wskazanie zakresu przedmiotowego kontroli;
imię, nazwisko oraz podpis osoby upoważnionej do zawiadomienia z podaniem zajmowanego stanowiska lub funkcji.

Oczywiście od reguły są wyjątki. Przede wszystkim kontrola może przyjść wcześniej niż po upływie 7 dni jeżeli przedsiębiorca sobie tego życzy.

Kontrola może też być przeprowadzona bez zawiadomienia ale tylko w przypadku:

kontrola ma zostać przeprowadzona na podstawie ratyfikowanej umowy międzynarodowej albo bezpośrednio stosowanych przepisów prawa Unii Europejskiej;
przeprowadzenie kontroli jest niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia, przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego lub zabezpieczenia dowodów jego popełnienia;
kontrola jest przeprowadzana na podstawie przepisów ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 r. o systemie monitorowania i kontrolowania jakości paliw (Dz.U. z 2023 r. poz. 846 i 1681);
przeprowadzenie kontroli jest uzasadnione bezpośrednim zagrożeniem życia, zdrowia lub środowiska;
kontrola jest prowadzona w toku postępowania prowadzonego na podstawie przepisów ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz.U. z 2023 r. poz. 1689 i 1705);
przeprowadzenie kontroli jest niezbędne dla przeciwdziałania naruszeniu zakazów, o których mowa w art. 44b ust. 1 ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o przeciwdziałaniu narkomanii (Dz.U. z 2023 r. poz. 1939);
kontrola jest prowadzona na podstawie art. 23b lub art. 23r ust. 1 ustawy z dnia 10 kwietnia 1997 r. – Prawo energetyczne (Dz.U. z 2022 r. poz. 1385, z późn. zm.4));
kontrola jest przeprowadzana na podstawie przepisów ustawy z dnia 20 lipca 1991 r. o Inspekcji Ochrony Środowiska (Dz.U. z 2023 r. poz. 824, 1195 i 1719) w zakresie poziomów pól elektromagnetycznych emitowanych z instalacji radiokomunikacyjnej, radionawigacyjnej lub radiolokacyjnej;
przedsiębiorca nie ma adresu zamieszkania lub adresu siedziby lub doręczanie pism na podane adresy było bezskuteczne lub utrudnione;
kontrola dotyczy przypadków określonych w art. 282c ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa;
kontrola jest przeprowadzana na podstawie przepisów ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 r. o biokomponentach i biopaliwach ciekłych (Dz.U. z 2024 r. poz. 20);
kontrola jest przeprowadzana na podstawie przepisów ustawy z dnia 13 lutego 2020 r. o ochronie roślin przed agrofagami (Dz.U. z 2023 r. poz. 301);
kontrola jest przeprowadzana wyłącznie w celu sprawdzenia wykonania wezwania, o którym mowa w art. 21a ust. 1, zobowiązania, o którym mowa w art. 21a ust. 2, lub weryfikacji powiadomienia, o którym mowa w art. 21a ust. 5 lub 6.

Z tym, że w każdym przypadku uzasadnienie przyczyny braku zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli musi zostać umieszczone w protokole kontroli.

W przypadku przedsiębiorcy prowadzącego ośrodek szkolenia kierowców warto też wiedzieć, że czynności kontrolne związane z pobieraniem próbek i dokonywaniem oględzin, w tym pojazdów, lub dokonywaniem pomiarów mogą być wykonywane przed upływem terminu 7 dni od daty doręczenia zawiadomienia o wszczęciu postępowania kontrolnego. W tym wypadku czynności nie mogą przekraczać jednego dnia roboczego, natomiast czynności związane z dokonywaniem pomiarów nie mogą przekraczać kolejnych 24 godzin liczonych od chwili rozpoczęcia tych czynności.

Należy pamiętać, że oględziny dokonywane w ww. trybie nie mogą dotyczyć treści dokumentów.

Z ww. czynności kontrolnych sporządza się odrębny protokół.

Dodatkowo w przypadku podejmowania ww. czynności kontrolnych zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli może być doręczone bezpośrednio przedsiębiorcy albo osobie przez niego upoważnionej.

Trzeba podkreślić, że zgodnie z zasadami czynności kontrolne mogą być wykonywane przez pracowników organu kontroli po okazaniu przedsiębiorcy albo osobie przez niego upoważnionej legitymacji służbowej upoważniającej do wykonywania takich czynności oraz po doręczeniu upoważnienia do przeprowadzenia kontroli.

Czynności kontrolne wykonuje się w obecności przedsiębiorcy lub osoby przez niego upoważnionej.

Warto też pamiętać, że:

Kontrolę przeprowadza się w siedzibie przedsiębiorcy lub w miejscu wykonywania działalności gospodarczej oraz w godzinach pracy lub w czasie faktycznego wykonywania działalności gospodarczej przez przedsiębiorcę.
Za zgodą lub na wniosek przedsiębiorcy kontrolę przeprowadza się w miejscu przechowywania dokumentacji, w tym ksiąg podatkowych, innym niż siedziba lub miejsce wykonywania działalności gospodarczej, jeżeli może to usprawnić prowadzenie kontroli.
Za zgodą przedsiębiorcy kontrola lub poszczególne czynności kontrolne mogą być przeprowadzane również w siedzibie organu kontroli, jeżeli może to usprawnić prowadzenie kontroli.
Za zgodą przedsiębiorcy kontrola lub poszczególne czynności kontrolne mogą być przeprowadzone w sposób zdalny za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe (Dz.U. z 2023 r. poz. 1640) lub za pomocą środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu art. 2 pkt 5 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz.U. z 2020 r. poz. 344), jeżeli może to usprawnić prowadzenie kontroli lub przemawia za tym charakter prowadzonej przez przedsiębiorcę działalności gospodarczej.

Konsekwencje.
Dowody przeprowadzone w toku kontroli przez organ kontroli z naruszeniem przepisów ustawy lub z naruszeniem innych przepisów prawa w zakresie kontroli działalności gospodarczej przedsiębiorcy, jeżeli miały istotny wpływ na wyniki kontroli, nie mogą stanowić dowodu w postępowaniu administracyjnym, podatkowym, karnym lub karnym skarbowym dotyczącym przedsiębiorcy.
Dokumenty oraz informacje zebrane w toku czynności wykonywanych przez organ kontroli z naruszeniem przepisów dotyczących miejsca przeprowadzania kontroli nie stanowią dowodu w postępowaniu kontrolnym.
Zatem konsekwencje błędnego postępowania organów kontrolnych są dla kontrolowanych podmiotów bardzo korzystne.

Podsumowanie
Zatem warto zauważyć, że ostatnie postępowania organów kontrolnych w Województwie Pomorskim jak i w Województwie Wielkopolskim, a w szczególności postępowanie kontrolerów ze Starostwa Powiatu Poznańskiego nosi znamiona naruszenia przepisów o kontroli. W szczególności chodzi o brak zawiadomienia o wszczęciu postępowania kontrolnego bez uzasadnienia w protokole kontroli, oraz o złamanie przepisu mówiącego o zakazie obejmowania oględzinami dokumentacji (jeżeli oczywiście wizyta na placu manewrowym była w ramach oględzin pojazdów).
Oczywiście zrozumiała jest chęć wejścia na kontrolę bez zapowiedzi. Zrozumiałe i godne pochwały jest dążenie do wykorzystania wszystkich możliwości kontrolnych jakie daje ustawa – Prawo przedsiębiorców, ale najważniejsze jest aby w tych całych „dobrych chęciach” nie zapomnieć o przestrzeganiu przepisów, bo inaczej cały wysiłek kontrolny pójdzie w „gwizdek”, a ci co zostali na czymś złapani będą się z takiej kontroli śmiali.

Zachęcamy do szczegółowej lektury przepisów rozdziału 5 ustawy z dnia z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców (Dz.U. z 2024 r. poz. 236 z późn. zm.)

https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20240000236/T/D20240236L.pdf