Urzędnicy planują kontrole rękami przedsiębiorców.

Jak zwykle na początku roku, niektóre organy nadzorcze planując kontrole, uaktywniają się i teoretycznie w interesie nadzorowanych podmiotów przesyłają im różne pisma i załączone do nich wnioski. I wszystko byłoby w porządku gdyby była to jedynie informacja. Ale niestety w niektórych przypadkach ta informacja jest zakończona jednoznacznym wskazaniem, że organ nadzoru życzy sobie aby wypełnioną informację (w zasadzie wniosek) przesłać do niego w jakimś jednoznacznie wskazanym terminie.

Takim ciekawym przykładem jest pismo Wojewody Wielkopolskiego, skierowane do wszystkich ośrodków szkolących kierowców zawodowych, a zawierających na końcu prośbę – żądanie wypełnienia i odesłania w terminie do 31 stycznia 2026 r.  wniosku o aktualizację danych ośrodka szkolenia kierowców wykonujących transport drogowy.

Ciekawy jest cel wskazany przez urząd. Podmioty powinny wypełnić załączony wniosek i przekazać aktualne dane dotyczące prowadzonego ośrodka do urzędu w celu ich weryfikacji i aktualizacji w rejestrze przedsiębiorców prowadzących ośrodek szkolenia.

Oczywiście wcześniej autor pisma wskazuje przepis art. 39g ust 3b ustawy o transporcie drogowym, który nakazuje:

„W przypadku zmiany danych wpisanych do rejestru przedsiębiorca jest obowiązany złożyć wniosek o zmianę wpisu w rejestrze w terminie 14 dni od dnia, w którym nastąpiła zmiana tych danych.”

Ale tu warto zauważyć co w tym rejestrze się gromadzi. A są to:

1. oznaczenie przedsiębiorcy, jego siedziby i adresu albo miejsca zamieszkania;
2. numer w rejestrze przedsiębiorców w Krajowym Rejestrze Sądowym – o ile jest wymagany;
3. numer identyfikacji podatkowej (NIP) przedsiębiorcy;
4. wskazanie miejsca prowadzenia ośrodka szkolenia.

Zatem na podstawie tego artykułu wniosek należy złożyć jeżeli zmianie uległy wyłącznie powyższe dane. (czyli np. nie dotyczy to pojazdów, instruktorów czy wyposażenia dydaktycznego)

Wskazuje też przepis § 9 ust. 4 orz § 12 ust. 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2022 r. w sprawie szkolenia i egzaminowania kierowców wykonujących przewóz drogowy, który wskazuje jednoznacznie, że szkolenie w ramach kursu kwalifikacyjnego oraz szkolenie okresowe prowadzi się przy wykorzystaniu posiadanej infrastruktury zgłoszonej wojewodzie, który dokonał wpisu przedsiębiorcy prowadzącego ośrodek szkolenia do rejestru przedsiębiorców prowadzących ośrodek szkolenia.

W tym wypadku nie ma informacji w jakim terminie należy zgłosić infrastrukturę. Oczywiście z logiki wynika, że najpóźniej w dniu rozpoczęcia szkolenia na tej infrastrukturze.

Ważne jest, żeby pamiętać o ciągłym spełnianiu warunków do prowadzenia działalności. Czyli nie może być przerw w posiadaniu:

• warunków lokalowych,
• wyposażenia dydaktycznego,
• miejsca przeznaczone do prowadzenia zajęć praktycznych,
• miejsca przeznaczone do jazdy w warunkach specjalnych,
• pojazdów samochodowych odpowiednich do zakresu prowadzonego szkolenia,
• szczegółowego programu szkolenia wraz z planem jego wykonania oraz metodami nauczania;

Ale konieczność ich posiadania i ciągłego spełniania warunków nie wiąże się z obowiązkiem informowania o nich 14 dni po ich wymianie. Obowiązek zgłoszenia np. wymiany pojazdu występuje dopiero w momencie jak będziemy rozpoczynali pierwsze szkolenie przy jego użyciu. To samo dotyczy sali wykładowej, czy placu manewrowego. Mam mieć. A dopiero jak będę prowadził szkolenie to musi on być zgłoszony.

Organ też powołuje się na sprawowany nadzór, próbując w ten sposób wymusić wypełnienie wniosku przez każdy podmiot szkolący. Niestety nie ma do tego uprawnienia.

Prezentowany sposób pisania pisma ma każdemu właścicielowi ośrodka szkolenia sugerować, że tak czy inaczej ma obowiązek wypełnić taki przesłany wniosek, bo jest to aktualizacja danych, bo ustawa tak mówi, bo rozporządzenie żąda, bo urząd napisał. Nic bardziej mylnego.

Oczywiście przesłane przez urząd informacje, rozpoczynające okres kontroli, dotyczące nowych zasad szkolenia czyli o wymaganych ciężarówkach, przypominające, że szkolenia powinny być wykonywane na zgłoszonej infrastrukturze czy właściwymi pojazdami są jak najbardziej działaniem fair-play i pożądanym. Powinny sugerować, że jak komuś się coś zmieniło to może, albo i powinien to zgłosić do urzędu, ale nigdy nie powinny narzucać podmiotom dodatkowych, poza przepisowych obowiązków. Przesłanie zgłoszenie bo zmieniłem infrastrukturę, adres, pojazd – tak. jeżeli jednak nic się u mnie nie zmieniło to nie robię nic. Narzucenie obowiązku wypełnienia wniosku o wszystkie dane dotyczące prowadzonej działalności wyłącznie w celu ich weryfikacji jest wymaganiem nad wymiarowym i ewidentnie wykraczającym poza ramy nadzoru. No i jeszcze ta data. Jakby to przedsiębiorcy byli dla urzędu, a nie urząd dla przedsiębiorców.

A może by tak odwrotnie. Jeżeli chcemy weryfikować dane, które posiadamy w rejestrze i w bazie to dla każdego ośrodka przygotujmy zestaw danych, który posiadamy i wyślijmy im je z prośbą o weryfikację. Takie działanie nie przysporzy im dodatkowej pracy i przy okazji nie będzie stwarzało wrażenia polowania na czarownice (a może ktoś wpisze więcej lub coś innego niż miał dotychczas).

Dlatego też pamiętajmy organ nadzoru może nas kontrolować, czy żądać dokumentów dopiero jak będzie wszczęte postępowanie kontrolne. Wszelkie takie pisma jak powyżej są prośbą, ale nie obowiązkiem, a ich wypełnienie lub nie, nie grozi żadnymi konsekwencjami.

I na koniec należy pochwalić urząd za przekazanie informacji o zmieniających się przepisach i wymaganiach. Takie działanie jest jak najbardziej oczekiwane przez przedsiębiorców i buduje zaufanie do organów władzy i urzędników.